Backoffice medewerker / junior praktijkmanager (3-5 dagen p/w)

Tandartspraktijk De Kempenaer – Oegstgeest

20–24 uur per week (minimaal 3 dagen, bij voorkeur verdeeld over 4–5 dagen).

Over de praktijk:

Wij zijn Tandartspraktijk De Kempenaer: een kleinschalige, professionele praktijk met drie moderne behandelkamers (twee tandarts, één mondhygiëne). We werken met korte lijnen, houden van duidelijkheid en helpen elkaar. Serieus over kwaliteit, ontspannen in de omgang.

Jouw rol:

Jij zorgt dat de praktijk achter de schermen goed draait én dat de dag soepel loopt. Je pakt administratie op, houdt overzicht en zorgt dat processen, planning en afspraken kloppen. Afhankelijk van je ervaring neem je ook meer coördinerende/managementtaken op je.

Wat je gaat doen:

Administratie & backoffice

• Declaraties en facturen verwerken en controleren
• Mailbox en post beheren (actiepunten uitzetten en opvolgen)
• Contact met zorgverzekeraars over afwijzingen/vragen en correcties doorvoeren
• Overzichten/rapportages maken (bijv. omzet, openstaande posten, inkoop)

Planning & dagelijkse organisatie

• Roosters maken en bijhouden (balie/assistentie/mondhygiëne/tandarts)
• Uitval/ziekte oplossen: vervangen regelen, agenda aanpassen, team informeren
• Knelpunten in de agenda signaleren (te krap, dubbel, te veel spoed) en direct bijsturen
• Contactpersoon voor externe partijen (leveranciers, onderhoud, ICT, etc.)

Kwaliteit & structuur

• Protocollen bijwerken en nieuwe protocollen opstellen
• Controleren dat we werken volgens afspraken en regelgeving (AVG/kwaliteitssystemen)
• Klachten administratief opvolgen: registreren, uitzetten, terugkoppeling bewaken

Team & overleg (concreet)

• Werkoverleggen plannen, agenda opstellen, acties noteren en opvolgen
• Nieuwe collega’s inwerken op praktische zaken (systemen, protocollen, werkwijze)
• Aanspreekpunt bij “gedoe” in de organisatie: wie doet wat, wat moet vandaag af, wat kan wachten
• Signaleren waar het vastloopt in de samenwerking en dit bespreekbaar maken (kort, duidelijk, oplossingsgericht)

Verbeteren

• Voorstellen doen om de patiëntervaring en werkflow te verbeteren (bijv. communicatie, planning, administratie)

Wie jij bent:

• Je bent energiek, gezellig en professioneel tegelijk.
• Je bent iemand die initiatief neemt en anderen helpt om lekker door te kunnen werken.
• Je houdt het luchtig waar het kan en duidelijk waar het moet.
• Je houdt van structuur en schakelt snel.

Praktisch:

• Beschikbaar voor 20–24 uur per week, minimaal 3 dagen. Bij voorkeur worden deze uren verdeeld over 4 tot 5 dagen, met kortere werkdagen in plaats van lange dagen.
• Ervaring in een tandartspraktijk/zorgomgeving is een pré
• Exquise is een pré (of je leert het snel)
• Goede beheersing van de Nederlandse taal

Wat je krijgt:

• Een professionele praktijk met een gezellig team en korte lijnen
• Veel afwisseling en verantwoordelijkheid
• Ruimte om processen echt beter te maken (jouw input telt)

Solliciteren:

Lijkt dit je wat? Stuur je cv (en een korte toelichting) naar info@tpdekempenaer.nl.

Heb je eerst een vraag of wil je even kennismaken? Mail ons gerust!